Media Atelier ontwikkelde “Grandtotal”, een eenvoudig pakket om een overzicht te bewaren in uw uitgaande facturen. Dit programma is gemaakt voor mac.
Sommige personen onder ons willen een eigen zaak starten in bijberoep, maar zien op tegen de kostprijs van dure software pakketten of dure boekhouders en toch is de oplossing erg simpel: Start eenvoudig, maar toch professioneel! Als je GrandTotal en TimeLog combineert, heb je alles om een (kleine) onderneming boekhoudkundig perfect te laten draaien. Dit test ik samen met jullie even uit in de volgende review.
Installatie:
We beginnen de hele test door eenvoudigweg naar de website te surfen en hier zowel de proefversie van GrandTotal als ook deze van TimeLog te downloaden. Na enkele ogenblikken is de download klaar en kan het programma geïnstalleerd worden. Op minder dan 5 minuten is alles klaar en kunnen we van start.
GrandTotal:
© Grandtotal
Wat verwachten we van GrandTotal als een eenvoudig boekhoudprogramma?
- Een eenvoudig boekhoudprogramma
- Aanmaken van klanten met alle nodige gegevens
- Aanmaken van vaste producten en diensten
- Aanmaken van verschillende lay-out van facturen/offertes en credit nota’s
- Opvolging van openstaande facturen
- Mogelijkheid om verschillende BTW tarieven te gebruiken
- Integratie met andere programma’s als iCal, contactenlijst, … enz.
- Verschillende mogelijkheden om te exporteren (oa in PDF)
- Stand van zaken op de iPhone
Zoals ik al eerder zei, het programma is erg eenvoudig in gebruik. Het venster laat zich erg eenvoudig lezen en het duurt dan ook niet lang voor je weet waar je alles kunt vinden.
Om te beginnen moeten een aantal zaken gedaan worden zoals de taal instellen, onze BTW tarieven instellen en andere voorkeuren juist zetten. Dit alles verloopt erg vlot en eenvoudig.
Vervolgens kunnen de klanten aangemaakt worden. Hierbij kan je onderaan het scherm op het kleine plusteken (“+”) klikken. Hierbij krijg je de mogelijkheid om een contact op te halen uit je adresbestand op de Mac of door manueel een nieuwe klant aan te maken. Aangezien mijn klanten nog niet op de Mac staan, kies ik voor manueel. In het volgende venster kan je zowat elke mogelijke informatie van een klant invullen. Hierbij is er ook plaat gelaten voor enkele vrije velden en zelf een veld met klantspecifieke informatie.
Als de klanten in het systeem zitten, kunnen we beginnen met het opmaken van een lay-out van onze offertes, facturen en creditnota’s. Dit kan je doen door een bestaande lay-out te kiezen van het systeem en dit aan te passen of door een blanco lay-out te kiezen en je bestaande lay-out te importeren (in pdf). Aangezien ik al een lay-out heb, importeer ik deze. Elke lay-out bestaat uit een 1ste pagina, een vervolgpagina en een opbouw pagina. In deze laatste kan je de hele opmaak bepalen. Uiteraard is het systeem niet beperkt tot 1 lay-out. Je kunt zelfs bepalen welk type lay-out, bij welke klant hoort!
© Grandtotal
Hoewel het even duurde bij mij voor ik de opbouw pagina door had, ging het aanpassen van de kolommen erg simpel. Soms is het eenvoudiger om een testfactuur op te maken om zo de hele structuur te doorzien.
Nu de opmaak klaar is, kunnen we beginnen met het maken van offertes en facturen.
TimeLog
Timelog is een programma dat gemaakt is voor ondernemers waarbij het gepresteerde aantal uren erg belangrijk is. Zo kunnen ze eenvoudig noteren hoe lang ze aan een project gewerkt hebben en hiervoor de correcte factuur sturen. Timelog helpt hier enorm. Met de integratie met iCal kan je dit alles perfect berekenen.
© Grandtotal
Projecten starten en terug hervatten is ook eenvoudig door op het icoontje te klikken in de bovenste balk van je scherm. Om op de hoogte te blijven van de voortgang van je projecten, kan alles gesynchroniseerd worden naar je iPhone, maar dan dien je wel een Mobile Me pakket geactiveerd te hebben.
© Grandtotal
iPhone App
Sinds versie 1.2 is er ook een gratis iPhone applicatie te downloaden. Deze toont vrijwel alles: je facturen en offertes, je openstaande facturen en diegenen die over datum zijn. Uiteraard moet je dit wel zelf aangeven in het programma. GrandTotal check je bankrekening niet !
Persoonlijk vind ik het wel jammer dat ze je verplichten van een Mobile Me account te hebben om deze functie te gebruiken. Moest dit in een toekomstige versie veranderen, lijkt het me een echt pluspunt.
Prijzen
GrandTotal kost je 49 euro en TimeLog kost je 19 euro. Wens je beide aan te kopen kost het pakket je 59 euro.
Conclusie
GrandTotal en TimeLog zijn best knap te noemen. Het is een eenvoudig boekhoudprogramma dat erg in de smaak kan vallen bij startende zelfstandige of kleine ondernemingen.
Verder is de iPhone applicatie erg handig om een klant te vragen of de betaling voor de laatste factuur al onderweg is. Jammer genoeg zijn er daar weer enkele opmerkingen bij te stellen zoals de verplichting voor Mobile Me en het ontbreken van een knop “opnieuw verzenden”. De integratie van iCal en je bestaande contactenlijst is prachtig. Ik kan maar een ding concluderen: ben je op zoek naar dergelijk pakket? Download de gratis proefversie en probeer het 30 dagen uit!
Met vriendelijke groeten,
Sven Michiels